本日は「公用文の作成」のポイントや「WORDの活用術」について学びました。
信頼を生む公用文の書き方と心得
行政書士が作成する書類は、正確であることはもちろん、読み手に誤解を与えない「伝わる公用文」でなければなりません。最低限守るべきルールを整理しました。
文体の選択とルール
- 常体（である体）と敬体（です・ます体）の使い分け：法令などは常体、特定の相手(依頼者)向けは敬体を目安にし、一つの文書内で統一する。
- 読みやすさの工夫：一文は短く、論点は一つにする。主語述語など基本的な語順で書く。
- 誤解を招く表現を避ける：言葉の修飾、読点の利用など誤解を生じない表現で書く。冗長な表現はしない。
読みやすさを高める文章術
一文は50文字を超えたら文章を分けるなどわかり安さに細心の注意を払います。さらに、結論を先に示し、理由や詳細を後に説明する構成は、わかり安さ、理解のしやすさには欠かせない要素です。
実務で差がつくWORD活用術
行政書士の作成文書は「見栄え」も大切です。単に文字を打つだけでなく、WORDの機能を正しく使うことで、信頼感のある書類に仕上がります。可能な限りMSoffice365を使用し、初期設定から自分なりに使いやすく整えることが大切です。 また、相続業務などで変換できない文字を扱う際は、文字情報基盤検索やIPAmj明朝フォントを活用して正確な情報提供に努めることが肝要です。
- 改行やスペースで無理やり調整せず、インデントや段落設定、均等割り付けを活用する。
- 署名欄などは表を活用し、サイズや幅を整える。
- 条番号の欠落（1条、3条、4条など）がないか、徹底したチェックを行う。
- 2行にわたる場合の調整には「ぶら下げ」を、1文字程度の溢れには文字間隔の微調整を活用する。
- 表示が崩れた場合は、スタイルをクリアして書式をリセットする。
WORDを使用した特定技能申請書作成の実演を通じて
特定技能の申請業務では、行政書士が司令塔となり、外国人本人、事業者、登録支援機関の間を繋ぐ重要な役割を果たします。今回はヒアリングシートを用いた、具体的な書類作成の流れを学びました。
ヒアリングシートの充実
ヒアリングシートに記入例、項目の考え方などの工夫を盛り込むことで、記入者、しいては自分が依頼者とともにヒアリングシートを確認する際に非常に効率的になります。
そのためには関連法規(ここでは労働基準法)に精通していることが不可欠な要素です。ヒアリングシートで必要情報が埋まらない場合でも、依頼者から関連書類を受け取り、行政書士自身が裏付けを確認し、正確な情報を申請書に落とし込む実務的な対応力が求められます。
行政書士としての投資と心構え
最後になりますが、仕事の道具や知識への投資は惜しむべきではないと再認識しました。書籍はもちろん、パソコンも3年ごとの消耗品と割り切り、常に最適な環境を整えることは、自分自身への「投資」です。
そして何より大切なのは、目の前の依頼者を大切にすることです。誠実に業務をやり遂げ、満足していただくことが、次のリピーターやご紹介に繋がります。良い「客筋」に恵まれるためには、まず自分自身が良いカテゴリーに身を置くことが大切です。